Mit der richtigen Planung wird das Event ein Erfolg!

Auf die Zeit kommt es an

1) Wer auf die Zeit achtet, kommt selten in Schwierigkeiten: Manchmal dauern bei der Planung eines Events manche Dinge länger, als gedacht: Ob es um die Auswahl der Location, die Abstimmung der Gästeliste oder die firmeninternen Entscheidungswege geht, oft vergeht mehr Zeit für alles, als gedacht. Wenn das Budget steht, lassen sich unterschiedliche Varianten des Events leichter konfigurieren. Sinnvoll ist es, Deadlines für einzelne Meilensteine zu setzen – mit der nötigen Pufferzeit für unvorhergesehene Dinge.

Möglichst Stress vermeiden!

2) Nicht vom Event stressen lassen: Wird rechtzeitig ein hausinternes Orga-Team zusammengestellt, das die Aufgaben übernimmt, sollte es auch Entscheidungen treffen dürfen. Je nach eigener Kapazität und Erfahrung ist die Planung oder Durchführung mit einer erfahrenen Unterstützung mehr als hilfreich.

Gute Qualität ist das A und O

3) Achten Sie auf gute Qualität: Ob bei der Technik, dem Catering oder dem Personal, nichts bleibt mehr in der Erinnerung, als ein nerviges Programm, schlechtes Essen und unfreundliches Personal. Wer darauf achtet, dass er mit professionellen Partnern zusammenarbeitet, die entsprechende Erfahrungen vorweisen können, bezahlt vielleicht ein bisschen mehr. Aber das Jubiläum der Firma ist sowohl für die Mitarbeiter, als auch für die Geschäftspartner zu wichtig, um hier Kompromisse zu machen.

Die Einzelheiten machen’s aus

4) Achten Sie als Planer genau auf alle Einzelheiten: Bei der Organisation des Firmenjubiläums, einer Tagung oder eines anderen wichtigen Events sind die Einzelheiten wichtig. Nur dann lassen sich die Angebote wirklich vergleichen: Die Kalkulation kann nur dann verlässlich sein, wenn alle Kosten in ihr bereits enthalten sind. Tauchen dagegen Kosten für Personal, Transport oder Übernachtungen erst in der Schlussabrechnung auf, könnte das zu einem bösen Erwachen führen: Auf diese Weise können sich günstige Angebote schnell als Kostenfallen entpuppen.

Nichts nach hinten verschieben

5) Nichts auf die lange Bank schieben: Es passiert schnell, dass Entscheidungen über die Durchführung eines Jubiläums so lange verschoben werden, bis die Chance vorüber ist. Dabei ist gerade ein Jubiläum ein guter Anlass, den Mitarbeitern zu danken oder mit den Geschäftspartnern auf die Zukunft zu bauen. Ein Event kann der gelungene Startschuss einer PR-Kampagne werden oder Multiplikatoren einen Rahmen bieten. Für ein gelungenes Event lässt sich jeder Jahrestag nutzen: Nur verpassen darf man ihn nicht.