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Events für lokale Unternehmen planen

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Ein lokales Unternehmen lebt oft davon, dass möglichst viele Kunden in den Laden oder die Niederlassungen kommen. Je mehr Laufkundschaft in den Laden findet, desto höher ist der Umsatz. Das war so – und wird auch in digitalen Zeiten weiterhin bestehen bleiben. Deswegen veranstalten lokale Unternehmer auch gerne Verkaufstage oder speziell auf sie zugeschnittene Events in ihrem eigenen Geschäft: So werden neue Kunden angelockt und Stammkunden belohnt, so dass das Unternehmen Gewinne generieren kann. Bei einem solchen Event ist es eher die Herausforderung, die entsprechende Werbung dafür zu platzieren, so dass möglichst viele Personen davon erfahren.

Das Event zu einem besonderen Ereignis stilisieren

Hier gilt es, zunächst kreativ zu werden: Niemand mag schließlich eine langweilige Veranstaltung. Werden im Unternehmen Maschinen verwendet, kann es interessant für die Kunden sein, wenn sie diese einmal in Aktion erleben können. Weiterhin dient die richtige Unterhaltung durch passende Musik oder spezielle Angebote für die Kinder als Magnet. Werden im Unternehmen Lebensmittel produziert, können diese mit einer Verkostung einmal anders präsentiert werden. Schließlich geht es bei einem solchen Event nicht um das tägliche und normale Geschäft, sondern um ein Event, das dem Kunden eine neue Erfahrung bietet: Ist die Erfahrung neu und einzigartig, bleibt sie stärker im Gedächtnis des Kunden, als eine andere. Dann ist auch die Wahrscheinlichkeit höher, dass er zu einem neuen Kunden wird.

Auf den richtigen Mix an Werbung kommt es an

Damit ein solches Firmenevent eine gelungene Veranstaltung wird, sollte im Vorfeld genügend Werbung dafür gemacht werden. Das kann sowohl über die Social-Media-Kanäle des Unternehmens, als auch über klassische Werbung, wie Anzeigen, Postkarten, Flyer oder Bannerwerbung geschehen. Hier ist es die Mischung aus den unterschiedlichen Werbemaßnahmen, die letztendlich zum Erfolg führt.

Auch nach dem Event im Gedächtnis bleiben

Fotos und kurze Videosequenzen von dem Ereignis können zum einen an das gelungene Event erinnern – und zum anderen nach der Veranstaltung für die künftige Werbung verwendet werden. In den Streams der Social-Media-Kanäle wie Twitter, Facebook oder Google lassen sich mit Postings während der Veranstaltung weitere Besucher auf das Event locken. Geht das Event über einen längeren Zeitraum, beispielsweise ein ganzes Wochenende, wird die Reichweite der eigenen Posts damit erhöht. Finden sich Gäste auf den Fotos wieder – deren Einverständnis vorausgesetzt – kann das ebenfalls dazu führen, dass die Fotos geteilt werden – und das Event und somit das lokale Unternehmen an Bekanntheit zulegen kann. Es ist die eigene Kreativität, die letztendlich darüber entscheidet, ob das Event erfolgreich ist.

Business Team Celebrating Success

Eine Umfrage: Nützliches Hilfsmittel, um Veranstaltungen zu planen

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Soll ein Event oder eine Veranstaltung im Unternehmen geplant werden, müssen im Vorfeld viele Meinungen, Vorlieben und Bedingungen berücksichtigt werden. Mit einer gut konzipierten Umfrage lassen sich alle Daten erfassen, die für eine fundierte Entscheidungsfindung nötig sind. Die Fragen können sich um Einschränkungen bei der persönlichen Ernährung ebenso drehen, wie die thematisch geplanten Beiträge der Redner. Schließlich hängt die benötigte Anzahl der Häppchen von der Anzahl der Teilnehmer ab: Hier sind Einladungen sinnvoll, in denen um eine Antwort gebeten wird, so dass alle Namen, die genauen Adressen, die Zahl der Teilnehmer und andere Informationen gesammelt werden können. Auf dieser Basis fällt die konkrete Planung der Veranstaltung deutlich leichter.

Nach der Veranstaltung ein Feedback erhalten:

Jeder Planer einer Veranstaltung kann noch etwas über gelungene Events dazulernen. Mit einem Fragebogen lässt sich viel Feedback der Teilnehmer erhalten und erfragen, wie die Veranstaltung gesehen wurde. Das können sowohl allgemeine Fragen zum Event, aber auch spezifische Fragen zum Programm sein. Prinzipiell lässt sich jedes Beisammensein von Menschen als eine Veranstaltung sehen: Ob Brunch, Vertriebskonferenz oder Hochzeitsempfang – alles muss geplant werden. Wird mit einer Umfrage im Vorfeld die Veranstaltung geplant, lässt sie sich besser an die Bedürfnisse der Menschen anpassen.

Rechtzeitige Planung der Umfragen sichert den Erfolg:

Wird eine Umfrage so schnell wie möglich nach einem Event versendet, geraten auch kleine Details nicht in Vergessenheit. Dabei gilt es, in den Fragen so präzise wie möglich zu sein: Dann lässt sich eine genaue Vorstellung für die nächste Veranstaltung erhalten. Wird den Gästen dabei zugesichert, dass ihre Antworten wirklich anonym sind und dies auch bleiben werden, lassen sich umfassendere Einblicke erhalten. Den meisten Menschen ist es wichtig, wenn sie völlig unbefangen ihre Kritik äußern können.

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Unvergessliche Momente mit herausragenden Events

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Jedes Event ist mehr, als nur eine Veranstaltung: Hier soll etwas Großartiges, etwas Aufsehenerregendes geschaffen werden. Mit einem Event lässt sich oft ein direkter Kontakt zwischen einem Unternehmen und seiner Zielgruppe herstellen: Aus diesem Grund leistet ein Event einen wichtigen Beitrag für die Bindung und Gewinnung der Kunden. Sollen neue Produkte anlässlich eines Events vorgestellt werden, dann verbindet sich der Produktname positiv mit dem Event und löst angenehme Assoziationen aus. Gelingt ein Event, dann ist es immer einzigartig und damit unwiederholbar.

Die Organisation außergewöhnlicher Events

Besonders für die Planung von außergewöhnlichen Events sind klare Ziele wichtig. Ein klares Konzept hilft dabei, die entscheidenden Eckpunkte zu fixieren. Da besonders bei außergewöhnlichen und spektakulären Events die Details stimmen sollten, wenden sich viele Unternehmen an eine Eventagentur und erhalten hier qualifizierte Unterstützung durch erfahrene Event-Planer.

Unterschiedliche Arten von Events, wie betriebliche und private Feiern, lassen sich mit professioneller Unterstützung einfacher managen, ganz egal, wie klein oder groß die Feier werden soll. Auch Benefizveranstaltungen gehören zu den Events, die aus der Gesellschaft nicht mehr wegzudenken sind. Diese Veranstaltungen lassen sich als außergewöhnliche Events inszenieren, mit denen die jeweilige Zielgruppe entsprechend angesprochen werden kann. Als Instrumente der Öffentlichkeitsarbeit können Benefizveranstaltungen in ganz unterschiedlichen Settings und Rahmen gestaltet werden, so dass sie als Spitzenklasse lange in der Erinnerung bleiben. Großveranstaltungen, wie Festivals, Open-Air-Konzerte oder andere Konzerte bleiben ebenfalls als großartige Events lange in der Erinnerung der Besucher haften. Noch viele Jahre später sind die Erinnerungen an diese traumhaften Momente so lebendig, wie am ersten Tag.

Auch aus einer Hochzeit kann ein außergewöhnliches Event werden

Wer träumt nicht von einer Traumhochzeit, die in einem einzigartigen Ambiente gefeiert, zu einem besonderen Event wird? Von der Gestaltung der Trauung über die stilvolle Feier bis hin zur romantischen Hochzeitsnacht gibt es viele Punkte, die bei der Planung zu beachten sind. Wer Stunden des Glücks erleben möchte, und seine Zweisamkeit nach der aufregenden Feier genießen will, sorgt dafür, dass er bei der Planung und Durchführung des Events einen Helfer an seiner Seite hat, der auf alle wichtigen Punkte achtet. So wird die Feier wirklich perfekt – und die Hauptpersonen sind hinterher nicht zu erschöpft.

Business group showing ethnic diversity smiling at the camera

Mit der richtigen Idee das knappe Budget überlisten

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Ein Event muss nicht immer teuer sein – und umgekehrt muss ein günstiges Event weder langweilig, noch schlecht sein. Besonders günstige Events haben das Potential, besonders sinnvoll und effektiv zu wirken. Werden die Mitarbeiter und Gäste einbezogen, lässt sich beispielsweise Personal sparen. Verfügt ein Ort bereits über einen eigenen Charme, lassen sich viele Dekorationen sparen.

In-Thema: Gesundheit, Fitness und Ernährung

Hiervon sind alle Menschen betroffen: Das Bewusstsein für die eigene Verantwortung und der Wunsch nach Vorsorge wachsen. Sicherlich lassen sich vom Marketing konzeptionelle Brücken zu Themen aus diesem Bereich schlagen, denn das Thema ist spannend. Immerhin sind wir genetisch immer noch auf dem Niveau der Steinzeit, doch inzwischen brauchen wir nicht mehr einen Großteil der Zeit mit der Beschaffung unserer Nahrung zu verbringen, sondern fahren zu Aldi und Co. Das Thema Gesundheit oder Bewegung lässt sich spielerisch gut inszenieren: Partner können Fitness-Studios oder Krankenkassen sein. Und noch dazu halten sich bei einem derartigen Event die Kosten deutlich in Grenzen.

In-Thema: Gemeinsame Aktivitäten und Interaktionen

Etwas gemeinsam zu unternehmen gehört bei Eventmanagern zu den erfolgreichen Rezepten: Schließlich spielen alle Menschen gerne und beteiligen sich an Gemeinschaften. Die Herzen der Menschen lassen sich mit dem Erleben von Gemeinschaft gewinnen. Ein Beispiel ist: Gemeinsam zu kochen. Nicht nur die Koch-Shows auf allen Kanälen im Fernsehen sind der Renner, kochen gehört zu einem ganz bestimmten Lebensstil. Stehen Menschen gemeinsam in der Küche und schnippeln, brutzeln und richten ein Menü an, bringt sie das zusammen. Das lässt sich konzeptionell ganz unterschiedlich gestalten – je nachdem, was mit dem Event erreicht werden soll.

Kostensparen: Die eigenen Räume nutzen

Dafür müssen die eigenen Räumlichkeiten allerdings geeignet sein und der Ablauf sollte nicht zu sehr gestört werden. Besonders bei einem Jubiläum in der Firma gehören die eigenen Räume zur Konzeption: Hier begann die Geschichte. Das ist authentisch und lässt sich durch kaum etwas anderes ersetzen. In vielen Fällen lassen sich mit einem Zelt die Flächen kreieren, die für den Empfang und die Feier vorgehalten werden sollten.

Fünf Ideen für ein Event

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1) Die richtige Location

Menschen wollen Wege aus der täglichen Routine finden, neue Orte und neue Leute kennen lernen. Deswegen sind ungewöhnliche Locations ein Hauptgrund, ein Event zu besuchen. Pop-Up Locations, wie beispielsweise ein Eishotel oder Zelte im unwegsamen Gelände können lockende Locations sein. Hier ist rechtzeitige Interaktion mit den Behörden wichtig, damit die Veranstaltung nicht floppt. Das Pop-Up-Konzept lässt sich weiter steigern: Dann touren die Besucher von einer Attraktion zur nächsten.

2) Dialoge und Inspiration – statt langer Reden

Ermüdende Vorträge bleiben nicht im Gedächtnis, sondern sorgen dafür, dass sich das Publikum anders beschäftigt. „Pecha Kucha“ bietet ein alternatives Konzept, bei dem nur kurze Impulsvorträge zu einem Thema gehalten werden. Wird ganz auf Sprecher verzichtet, kann ein Dialog zwischen den Besuchern entstehen. Ein Moderator erfasst die dabei entstehenden Beiträge und Ideen, hält diese in einer digitalen Mind Map oder auf einem großen White-Board fest.

3) Networking und erweiterte Realitäten

Technik begeistert: Können sich die Besucher mittels Geräte untereinander vernetzen, ihre Daten austauschen oder sich verabreden, wird der Spieltrieb bedient. Auch Augmented Reality Technologien können hier ein Erlebnis schaffen und die Realität um virtuelle Informationen erweitern.

4) Alle Sinne einbeziehen, wenn Marken inszeniert werden sollen

Viele erfolgreiche Kampagnen haben in den sozialen Medien und im Web ihren Schwerpunkt. Doch wer zusätzlich auf reale Erlebnisse setzt, kann sich davon positiv abheben und bleibt stärker im Gedächtnis als ausschließlich virtuelle Begegnungen. Hier gilt es, bereits im Vorfeld das Wesen des Objektes in die Sinne zu übersetzen: Wie fühlt sich das Produkt an, wie schmeckt es oder wie riecht es? Neben dem nachhaltigen Erlebnis ist eine erklärende Geschichte oft hilfreich: Warum gerade diese Töne, dieses Licht oder dieser Duft? Mit der richtigen Geschichte lässt sich die Ratio mit der Emotion verbinden – dann sind nicht nur die Sinne gefordert, sondern auch der Geist.

5) Eine Tüte voller Geschenke

Ob Kindergeburtstag oder Oscar-Verleihung: Fast keine Veranstaltung kommt ohne Gäste-Tüte aus. Auch bei Business-Events sind Geschenke beliebt und begeistern die Gäste. Hier lässt sich viel an Info-Material und Give-Aways unterbringen, ob von Sponsoren oder dem eigenen Unternehmen. Persönlich überreicht wirkt das Event noch lange nach.