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Veranstaltungen und Events mit System planen und organisieren

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Erst wenn ein Unternehmen die Wünsche seiner Interessenten kennt, kann es für diese die richtigen Veranstaltungen und Events planen. Je nachdem, ob es darum geht, sich selbst vorzustellen oder das Event ein Bestandteil der Imagekampagne ist, gilt es, eine Reihe von Aufgaben abzuarbeiten: Es müssen Einladungen geschrieben und verschickt werden, Webseiten sind aktuell zu halten, Teilnehmerlisten müssen geführt werden und vieles andere mehr. Das sind zwar alles bekannte Herausforderungen, doch oft wird viel manueller Aufwand betrieben, um die einzelnen Daten aus Tabellen zusammenzuführen, und die nötigen Dateien in der richtigen Formatierung zu erzeugen. Dabei kann nicht nur schnell der Überblick verloren gehen, sondern es schleichen sich Fehler ein.

Ein effizientes Management von Veranstaltungen kümmert sich um:

– Verwaltung der Teilnehmerlisten

– Entwurf, Erstellung und Versand der Event-Einladungen

– Das Management der Teilnehmer auf der Veranstaltung

– Die Verbindung des Events mit Feedback und Nachbrennern

Besonders die Wiederverwendbarkeit von Daten und entsprechenden Dateibausteinen sorgen dafür, dass die Vor- und Nachbereitung regelmäßiger Events von Jahr zu Jahr effizienter wird. Mit Hilfe von Feedback und dem Verhalten der Nutzer auf der Webseite lässt sich die Wirksamkeit des Events bestimmen und die Strategie entsprechend ausrichten.

Ein gelingendes Zusammenspiel im Management von Events

Gelingt das Zusammenspiel von Webseite, CMS und CRM, dann ist auch das Eventmanagement deutlich einfacher: Über einen Newsletter werden die Interessenten zum Event eingeladen, nachdem die Zielgruppe über diverse Kriterien klar definiert wurde. Alle Informationen werden auf der Webseite bereitgestellt, auch die Anmeldung findet über ein entsprechendes Formular dort statt. Diese Informationen lassen sich direkt im CRM nutzen: Mit den Kontaktdaten wird die Datei gepflegt und die notwendigen Informationen für das Event verarbeitet. Selbst Sonderwünsche nach bestimmten Gerichten landen direkt über das Webformular im CRM und können dem Catering zur Verfügung gestellt werden.

Die richtige Strategie sorgt für deutliche Arbeitserleichterung

Ist der Workflow im Unternehmen bekannt, kann dieser für die Strategie des nächsten Relaunch genutzt werden: So erreicht jede Abteilung eine enorme Arbeitserleichterung: Jetzt brauchen gerade bei regelmäßig stattfindenden Events nicht mehr alle Informationen irgendwo zusammengesucht werden. Die integrierten Lösungen ersetzen isolierte Marketing-Aktionen und das Zusammenspiel von Firmenwebseite, CMS und CRM wird optimal genutzt.

 

Mit Event-Modulen sicher planen

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Jedes Event ist eine einmalige Veranstaltung und im besten Fall eine gelungene Kombination aus Location, Publikum, Mitwirkenden, Programm, Catering und dem Wetter. Während bei der industriellen Produktion unzählige identische Kopien gefertigt werden, damit diese mit niedrigen Kosten in einer vorgegebenen Qualität gefertigt werden, ist ein Event gewissermaßen eine Einzelanfertigung: Hier kommt es auf den roten Faden an, auf die erzählte Geschichte und die brillanten Einfälle, die perfekt zur Inszenierung passen. Bei einem Event geht es um Erlebnisse und Emotionen, die anschließend als Erinnerungen bleiben. Das ist das Gegenteil von industrieller Produktion. Das geht doch nicht mit Modulen – oder?

Jedes Event ist ein komplexes Ereignis

Was können also Module, mit denen sich in der industriellen Produktion komplexe Teile einfach kombinieren lassen, in der Eventplanung? Auch in der Dienstleistung, wie sie die Eventplanung darstellt, lässt sich mit einer Modularisierung viel Individualität erreichen. Dabei kann die Arbeit mit den Modulen unter verschiedenen Aspekten betrachtet werden. Stehen Prozesse im Vordergrund, ist damit beispielsweise das Erstellen von Bestuhlungsplänen gemeint, sind die Ergebnisse im Fokus, dann hat beispielsweise die Sicherheit absolute Priorität. Mit Modulen lässt sich die ganze Komplexität des Events ganz einfach reduzieren.

Der Bauplan des Events bestimmt die Individualität Das ist praktisch für den Planer der Veranstaltung, ob das nun eine Agentur ist, oder die Mitarbeiter im Unternehmen selbst: Klar definierte Pakete lassen sich als Module zu einem festen Preis einkaufen. Weil hier das Ergebnis und das Verhältnis von Preis und Leistung klar sind, ist die Planung mit Modulen für die Kalkulation des Events vorteilhaft.

Der Bauplan entscheidet über die Gestaltung

Die einzelnen Module, die vereinbart und gebucht werden, bilden zusammen im Verbund das Event. Jedes Paket ist dann ein Baustein unter vielen. Wenn noch darauf geachtet wird, dass der gesamte Charakter des geplanten Events nicht von den einzelnen Modulen geprägt wird, dürfte nichts schiefgehen. Wird beispielsweise ein Hochseilgarten als Maßnahme zum Team-Building eingesetzt, kann dies eine gelungene Analogie darstellen, die weit weg von der Uniformität sind. Auch mit Modulen lassen sich individuelle Events mit einem hohen Erlebniswert planen. Noch dazu sind sie äußerst effektiv und sehr gut berechenbar.

Business Team Celebrating Success

Mit der richtigen Planung wird das Event ein Erfolg!

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Auf die Zeit kommt es an

1) Wer auf die Zeit achtet, kommt selten in Schwierigkeiten: Manchmal dauern bei der Planung eines Events manche Dinge länger, als gedacht: Ob es um die Auswahl der Location, die Abstimmung der Gästeliste oder die firmeninternen Entscheidungswege geht, oft vergeht mehr Zeit für alles, als gedacht. Wenn das Budget steht, lassen sich unterschiedliche Varianten des Events leichter konfigurieren. Sinnvoll ist es, Deadlines für einzelne Meilensteine zu setzen – mit der nötigen Pufferzeit für unvorhergesehene Dinge.

Möglichst Stress vermeiden!

2) Nicht vom Event stressen lassen: Wird rechtzeitig ein hausinternes Orga-Team zusammengestellt, das die Aufgaben übernimmt, sollte es auch Entscheidungen treffen dürfen. Je nach eigener Kapazität und Erfahrung ist die Planung oder Durchführung mit einer erfahrenen Unterstützung mehr als hilfreich.

Gute Qualität ist das A und O

3) Achten Sie auf gute Qualität: Ob bei der Technik, dem Catering oder dem Personal, nichts bleibt mehr in der Erinnerung, als ein nerviges Programm, schlechtes Essen und unfreundliches Personal. Wer darauf achtet, dass er mit professionellen Partnern zusammenarbeitet, die entsprechende Erfahrungen vorweisen können, bezahlt vielleicht ein bisschen mehr. Aber das Jubiläum der Firma ist sowohl für die Mitarbeiter, als auch für die Geschäftspartner zu wichtig, um hier Kompromisse zu machen.

Die Einzelheiten machen’s aus

4) Achten Sie als Planer genau auf alle Einzelheiten: Bei der Organisation des Firmenjubiläums, einer Tagung oder eines anderen wichtigen Events sind die Einzelheiten wichtig. Nur dann lassen sich die Angebote wirklich vergleichen: Die Kalkulation kann nur dann verlässlich sein, wenn alle Kosten in ihr bereits enthalten sind. Tauchen dagegen Kosten für Personal, Transport oder Übernachtungen erst in der Schlussabrechnung auf, könnte das zu einem bösen Erwachen führen: Auf diese Weise können sich günstige Angebote schnell als Kostenfallen entpuppen.

Nichts nach hinten verschieben

5) Nichts auf die lange Bank schieben: Es passiert schnell, dass Entscheidungen über die Durchführung eines Jubiläums so lange verschoben werden, bis die Chance vorüber ist. Dabei ist gerade ein Jubiläum ein guter Anlass, den Mitarbeitern zu danken oder mit den Geschäftspartnern auf die Zukunft zu bauen. Ein Event kann der gelungene Startschuss einer PR-Kampagne werden oder Multiplikatoren einen Rahmen bieten. Für ein gelungenes Event lässt sich jeder Jahrestag nutzen: Nur verpassen darf man ihn nicht.

Business group showing ethnic diversity smiling at the camera

Zeit ist Geld – auch bei der Eventplanung

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Zwei Dinge werden in unserer modernen Welt immer knapper: Das ist zum einen das Budget, mit dem für ein Event geplant werden kann, und zum anderen die Zeit für die Planung. Deswegen gilt es, bei der gelungenen Eventplanung mit beiden Ressourcen sparsam umzugehen. Doch bei der Organisation eines Events gibt es Zeitfresser, die dafür sorgen, dass selbst bei rechtzeitiger Planung alles erst auf den letzten Drücker fertig wird. Dabei lassen sich mit schnellen Angeboten und effizienter Planung nicht nur die Nerven und Zeit schonen, sondern auch Geld sparen.

Das Beispiel eines Jubiläums

Oft gehen schon Wochen ins Land, bis die Entscheidung gefallen ist, ein Firmenjubiläum mit einem Event zu gestalten. Dann folgen Briefings und das Warten auf die Angebote der Agenturen. Manche Agenturen beeindrucken dabei mit einem schnellen Vorschlag. Liegen endlich alle Ideen auf dem Tisch, wird miteinander verglichen: Lieber Buffet oder Menu? Ist die Location wirklich geeignet? Auch die Einarbeitung der Änderungswünsche dauert. Liegen am Ende alle Resultate vor, müssen die entsprechenden Angebote wiederum geprüft werden, so dass sie vergleichbar sind. Bis Zahlen vorliegen, nach denen entschieden werden kann, kann eine lange Zeit ins Land gehen. Zeit, die für die Gestaltung des Events hinterher fehlen kann.

Schlechte Planung kostet Geld und Zeit

Wird ein Event schlecht geplant, kann es schnell teuer werden. Hat niemand einen wirklichen Überblick über alles, was zum Event benötigt wird, und sind die einzelnen Dienstleister nicht wirklich perfekt aufeinander abgestimmt, muss ständig nachjustiert werden. Muss beispielsweise etwas kurzfristig nachbestellt werden, weil es vergessen wurde, wird es meist teurer. Normalerweise dauert die Planung für ein größeres Jubiläum etwa ein Jahr. Wird allerdings nicht intelligent geplant, kann es passieren, dass es kurz vor der Veranstaltung noch einmal richtig teuer wird, weil etwas Entscheidendes vergessen wurde. Mit einer straff organisierten Planungszeit bleibt sowohl das Zeit-, als auch das Geldbudget im geplanten Rahmen. Zudem haben alle daran Beteiligten einen besseren Überblick über den Stand der Dinge. Sind die Zeitfresser eliminiert, bleiben für die Planung des Events Freiräume, in denen besser an den Inhalten gearbeitet werden kann. So steigt ganz nebenbei die Qualität des Jubiläums.

Die Qualität des Caterings ist entscheidend für den Erfolg

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Eine hohe Qualität des Caterings ist Garant für das Gelingen eines Events: Wer schon einmal eine Veranstaltung erlebt hat, auf der lange gelagertes Fingerfood gereicht wurde, oder nettes Personal Mangelware war, weiß, worauf er achten sollte. Soll das Event ein voller Erfolg werden, gehört frisch zubereitetes Essen vom Caterer dazu. Kommt das Essen frisch aus der Region und achtet der Caterer auf saisonale Besonderheiten, ist es einfach schmackhafter. Da inzwischen viele Menschen an Allergien leiden, oder aus anderen Gründen auf ihre Ernährung achten, lässt sich mit einem frischen vegetarischen oder halal Catering mehr als ein flüchtiger Eindruck erreichen.

Ein Caterer mit Erfahrung kann gut kalkulieren

Eines der schlimmsten Dinge, die bei einem Catering passieren können, ist es, wenn zu wenig Speisen oder Getränke für die Gäste bereit stehen und diese nicht wissen, wie sie ihren knurrenden Magen besänftigen sollen. Ein erfahrener Caterer bereitet sich auf alle Eventualitäten perfekt vor und weiß, was alles schief gehen kann: So sollte bei Veranstaltungen, die unter freiem Himmel stattfinden, auch eine Option für schlechtes Wetter geplant werden. Ein Notstromaggregat in erreichbarer Nähe kann helfen, wenn plötzlich der Strom ausfällt: Es gibt so vieles, auf was im Vorfeld zu achten ist. Mit einem Fullservice wird das ganze Event organisiert und geplant: Das fängt bei der umfangreichen Beratung an, führt über die Suche nach der Location, den Aufbau, die Gestaltung der Dekoration bis hin zu den Einladungen und dem Bereitstellen des entsprechenden Personals.

Das Personal auf einem Event muss passen

Hier sollte sicher sein, dass die Mitarbeiter eine gute und qualitativ hochwertige Arbeit leisten: Neben einer freundlichen und angenehmen Ausstrahlung sollte das Personal auch fachkundig sein, professionell mit den Gästen umgehen können, sicher auftreten und offen mit Reklamationen umgehen. Nur wenn ein Gast die Chance zur Reklamation bekommt, ist auch eine Chance für eine Verbesserung vorhanden. Damit die Gäste vom Catering fasziniert sind, muss die Qualität stimmen, völlig unabhängig von der Preisklasse. Außerdem sind – wie in jedem anderen Bereich auch – ständige Kreativität und Innovation gefragt. Ist dann noch das Preis-Leistungs-Verhältnis ehrlich und zuverlässig, wird das Event sicher zu einem vollen Erfolg.