Damit Ihre Veranstaltung erfolgreich wird, ist es besonders wichtig, dass Sie der beauftragten Agentur zu Anfang genau mitteilen was Sie sich wünschen und vorstellen. Wir, die Eventagentur ONETASTE Media aus Stuttgart, fassen hier für Sie die wichtigsten Punkte für dieses Briefing zusammen.

Die harten Fakten

Die harten Fakten bilden den Rahmen Ihrer Veranstaltung. Hier muss man wissen zu welchem Anlass die Veranstaltung stattfindet, ist sie unternehmensintern oder extern ausgerichtet. Das Datum, der Ort und das Budget werden festgelegt. Zur Beschreibung der Zielgruppe gehören des Weiteren die Personenzahl, minimale und maximale, sowie weitere Eigenschaften der Gäste wie Alter, Geschlecht und Beruf. Sehr hilfreich ist auch die Erwähnung bereits stattgefundener Events mit dem Hinweis, welche Elemente nicht noch einmal gewünscht sind oder welche schon einmal besonders gut angekommen sind und auf jeden Fall wieder als Pflichtelement aufgenommen werden sollen.

Die weichen Fakten

Die weichen Fakten gehen in den Inhalt und die Gestaltung der Veranstaltung ein. Sie benennen die Ziele, die Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten, sowohl qualitativ als auch quantitativ. Sie beschreiben den adressierten Markt Ihrer Veranstaltung und legen fest, welche Kernbotschaft die Teilnehmer am Ende der Veranstaltung mitnehmen sollen. Außerdem fließt Ihre Unternehmenskultur mit ein, die die gesamte Veranstaltung prägt und den Hintergrund bildet, auf dem das Veranstaltungskonzept entwickelt wird.

Die richtige Kommunikation

Entscheidend beim Briefing ist die richtige Kommunikation. Details sollten konkret benannt werden, damit alle Beteiligten die gleichen Vorstellungen haben und es nicht zu Missverständnissen kommt, die mit zusätzlichem Zeitaufwand wieder beglichen werden müssen. Eine Zusammenfassung von beiden Seiten am Ende des Briefings ist daher Pflicht, um das gleiche Verständnis sicherzustellen.